Como construir um orçamento colaborativo em sua empresa

Serve este conteúdo para otimizar a comunicação corporativa sobre os passos a seguir na formação de uma cultura orçamentária e sua construção.

Participando da construção do orçamento colaborativo

Construir um orçamento colaborativo merece a participação de todos os gestores, entendendo que cada setor se tornará um centro de negócios, cuja responsabilidade de se definir o quanto será investido por área ou quanto custará realizar o que foi previsto no faturamento.

Isso leva tempo e dedicação para compreensão da metodologia que iremos adotar.

A mudança de cultura e de estrutura gerencial devem ser os alicerces dessa construção.

A área comercial ou marketing deverá realizar seu planejamento executivo para depois definir o quanto poderá ser investido nessa realização, assim como o setor de operações e execuções, carregando todas as premissas funcionais para se realizar aquilo que se deseja, com menor custo possível.

Os custos variáveis devem tangenciar percentuais do faturamento na sua composição, levando-se em conta, aquilo que se consumirá para operar a entrega dos serviços vendidos.

As despesas operacionais deverão obrigatoriamente serem revisitadas, considerando como premissa, o menor custo possível de cada conta, como na realização de um orçamento base zero (OBZ). Feito isso, a comparação com a base histórica de dados, poderá ser feita junto à nova realidade, imputando reduções possíveis em cada célula do plano de contas, melhorando assim nossa produtividade.

À equipe operacional caberá executar a gestão prática desse orçamento, através de planos de ação e processos organizacionais, realizados através de fluxogramas, treinamento e acompanhamento mensal dos resultados.

A área de controladoria (controller) deverá certificar-se de que os processos que levam à origem dos lançamentos, sejam seguidos à risca, formalizando protocolos de aprovações prévias antes da realização de cada despesa prevista ou não prevista.

À diretoria da empresa caberá a validação dessa propositura orçamentária, definindo escopos e indicadores importantes para que o resultado final seja alcançado.

Como todos vão poder trazer soluções para desafios muito específicos do dia a dia, a tendência é que a produtividade aumente e a qualidade do trabalho cresça na mesma medida, resultando em mais retorno para a empresa como um todo.

Realizando o orçamento colaborativo

Para o bom andamento desse roteiro, o controller, pessoa responsável pela consolidação das informações de cada área, deve promover a ponte entre a Diretoria e seus gestores de área, formando líderes conscientes da necessidade de sua realização.

Com a construção dessa cultura orçamentária, poderemos transformar os centros de custos em verdadeiras áreas de negócio, fazendo a gestão completa, melhorando assim a produtividade de cada real investido.

Isso causa dificuldades muitas vezes pela falta de boa comunicação corporativa, motivo este que nos leva a construir esse conteúdo informativo.

Esse compromisso deverá fazer com que o entendimento de todos seja completo, pois foram convidados a construir cada processo, cada conta, cada resultado. Posteriormente à aprovação diretiva, na prática, cada área deverá se responsabilizar por seu cumprimento, relatando à Diretoria quaisquer divergências orçamentárias apontadas na operação, para revisão, entendimento, aprovação ou reprovação.

Precisamos levar em consideração que as metas avençadas no orçamento, precisam ser exequíveis e realistas com a análise profunda do organograma funcional e estrutura física instalada.

Ganho corporativo

Compreender e realizar essa política, terá um desenvolvimento importante na cultura empresarial, pois cada gestor de cada área, poderá responsabilizar-se pelo seu cumprimento, melhorando seus processos a cada dia, planejando, executando, conferindo e corrigindo cada “não conformidade” encontrada nos processos de auditoria operacional (PDCA). Assim a direção da empresa terá menos dificuldades em acompanhar sua evolução, orientando novas soluções ou mudanças de rotas executivas, conforme necessidades apontadas pelos setores.

Por essa facilidade, a Diretoria terá condições de estudar melhor o comportamento do cenário externo, aproveitando-se das oportunidades apontadas e defendendo-se de quaisquer ameaças vindouras. Esse fortalecimento, favorecerá demasiadamente a solidez da empresa e sua sustentabilidade.

Tudo isso nos impulsiona a compreendermos a integração cultural da empresa, fazendo com que todos estejam na mesma página desse livro de sucesso, isso nos motiva a continuarmos melhorando sempre em produtividade, assertividade e gestão por resultados.

Para facilitar essa compreensão, devemos realizar os orçamentos, integrando as áreas numa mesma planilha, porém, analisando cada conta em percentuais sobre faturamento, afim de que na consolidação, o conjunto de custos não seja superior ao faturamento e às expectativas de resultados.

Passos certos

1. O orçamento comercial deverá ter previamente a aprovação da diretoria da empresa, considerando todas as premissas negociais e de investimento para sua realização e deverá contemplar indexadores de reajustes mensais ou bimestrais.

2. Os custos variáveis devem ser indexados, levando-se em conta a análise histórica, aguardando, na prática, a construção de indicadores de produtividade, que serão construídos conforme o planejamento estratégico indique.

3. As despesas fixas operacionais devem ser pontuadas e analisadas uma a uma, afim de promover-se cortes possíveis nesse percentual.

4. Com isso teremos a projeção do Ebitda a ser aprovado pela direção da empresa.

Na sequência, devemos considerar o:

5. Resultado “não operacional”, tratando também de cada conta em separado.

6. Resultado financeiro, deverá ter indicadores apontados pela direção da empresa, levando-se em conta, a razão de uso e aplicação dos resultados gerados na operação.

7. Os impostos relativos ao ganho de capital serão indexados (como variáveis) ao resultado pretendido e aprovado.

8. Finalmente poderemos fazer um plano de investimentos e distribuição de resultados aos acionistas, para no final termos uma DRE com resultado projetado e aprovado.

Procure sempre um especialista para ajudar no crescimento cultural de sua empresa.

Saudações,